Sistema de información

Te explicamos qué es el un sistema de información, sus características y objetivos. Además, cuáles son sus elementos principales y ventajas.

¿Qué es un sistema de información?

Se llama sistema de información (SI) a un conjunto de datos y elementos que interaccionan entre sí y que tienen un fin específico que, en general, tiene que ver con satisfacer una necesidad. Por ejemplo: El manejo de la base de datos de una biblioteca.

Los sistemas de información deben ser eficientes y de fácil ejecución porque procesan y almacenan una gran cantidad de datos. Estos datos son cargados, de forma automática o manual, en un soporte físico o digital y son usados para producir información que es útil para la ejecución de determinada actividad u objetivo.

El término “sistema de información” suele usarse como sinónimo de “sistema de información informático", sin embargo, un sistema de información es todo aquello que tenga diferentes componentes que funcionen para la recolección y almacenamiento de datos (utilice o no un programa informático).

• Ver además: Sistema informático

Características de un sistema de información

Entre las principales características de un sistema de información se destacan las siguientes:

• Se utiliza para recolectar, almacenar e incorporar datos.
• Puede ser un sistema formal, cuando utiliza medios basados en ordenadores o estructuras sólidas para alcanzar la meta o el objetivo, o un sistema informal, cuando utiliza estructuras más elementales o artesanales como, por ejemplo, un lápiz y un papel.
• Almacena información cualitativa (información no numérica) e información cuantitativa (variables numéricas).
• Está formado por datos que son introducidos manual o automáticamente para crear una base de datos.
• Utiliza encuestas, cuestionarios, observaciones de campo, censos o investigaciones para obtener datos.
• Debe ser evaluado y medido para ser actualizado o para corregir posibles errores.
• Debe ser seguro para evitar que la información recopilada sea extraviada o robada.
• Requiere de algún tipo de retroalimentación, esto quiere decir que la información sale del sistema y vuelve a ingresar con mayor elaboración o con más información.

Procesos de un sistema de información

Todo sistema de información cuenta con ciertos procesos internos indispensables. Estos son:

• Recopilación de datos. Proceso en el que se reúnen todos los datos disponibles y necesarios. Esto puede hacerse de forma manual o a través de tecnologías, como un escáner o lector de códigos de barra.
• Almacenamiento de datos. Proceso en el que se clasifican los datos y se los almacena, esto puede darse en soportes físicos o digitales.
• Procesamiento de datos. Proceso en el que se relacionan y transforman los datos en información disponible para su uso.
• Distribución de la información. Proceso en el que se hace uso de la información para un fin determinado, como puede ser la toma de decisiones o el planteo de objetivos.

Objetivo y usos de los sistemas de información

Todo sistema de información tiene como objetivo principal la obtención de determinada información que luego es usada para tomar decisiones o predecir comportamientos o fenómenos.

Existen diferentes usos según el tipo de organismo que utilice los sistemas de información. Sin embargo, los usos o utilidades principales de un sistema de información son:

• Gestionar y organizar datos.
• Brindar información confiable y actualizada.
• Automatizar los diferentes procesos operativos.
• Ser de utilidad para tomar decisiones.
• Controlar todas las actividades dentro de la organización.
• Diferenciar la información importante de aquella que no lo es.
• Integrar toda la información disponible y relevante para la empresa.
• Lograr ventajas de tipo competitivas.

Elementos de un sistemas de información

Entre los principales elementos indispensables para llevar adelante un sistema de información se destacan los siguientes:

• Recursos humanos. Son aquellas personas que se encargan de recopilar y organizar la información. En muchos casos también se encargan de cargar los datos tanto en soportes materiales como en softwares o plataformas virtuales.
• Datos. Son aquellas variables cualitativas o cuantitativas acerca de hechos o fenómenos. Una vez procesados, los datos se convierten en información que la empresa u organización utiliza.
• Tecnología. Son las plataformas o softwares que se utilizan para almacenar y procesar los datos. En algunos casos, un sistema de información puede no ser digital y estar archivado en carpetas u otros tipos de archivos físicos.

Ventajas de los sistemas de información

Las principales ventajas de los sistemas de información son:

• Disminuyen el costo de la mano de obra optimizando tiempos, tareas y rutinas.
• Administran activos tangibles e intangibles, y son una herramienta fundamental de las organizaciones actuales.
• Son una de las principales fuentes de la ventaja competitiva en el ámbito de los negocios y empresarial.
• Permiten recopilar en un solo lugar toda la información de relevancia para la organización.
• Facilitan la innovación, la detección de problemas y su posterior resolución.

Ejemplos de sistemas de información

Existen diversos tipos de sistemas de información de acuerdo a su función principal. Algunos de los sistemas más utilizados y que funcionan a través de programas informáticos o softwares son:

• Sistema de procesamiento de transacciones. Es un sistema de información que recolecta, procesa y almacena todos los datos obtenidos de las transacciones que se realizan dentro de una empresa u organización.
• Sistema de apoyo a decisiones. Es un sistema de apoyo que brinda herramientas y datos que facilitan o ayudan en el proceso de toma de decisiones dentro de una empresa u organización.
• Sistema de información para ejecutivos. Es un sistema de información que brinda información relevante y organizada a los altos cargos de una empresa para que puedan tener una visión general del estado de cada una de las áreas y aspectos de la organización.
• Sistema de organización de recursos. Es un sistema que integra y procesa la información de todos los procedimientos que se dan dentro de una empresa.

Sigue con:

• Información contable

Referencias

• Sistemas de información en https://www.fib.upc.edu/
• Components of information systems en https://www.britannica.com/
• Information system and purpose en https://www.bbc.co.uk/
• What is information system en https://www.igi-global.com/