Planejamento

Vamos explicar o que é o planejamento e quais são seus objetivos e metodologias. Além disso, suas características, classificação e processos.

O que é o planejamento?

O planejamento é um modelo ou plano usado como guia para implementar vários projetos e objetivos. É uma lista que detalha de forma ordenada os processos, os recursos e o tempo que serão necessários para resolver um problema determinado ou para alcançar os objetivos de negócio.

Por exemplo: uma empresa que fabrica roupas faz o planejamento do orçamento necessário para a produção da nova temporada de inverno. Deve contemplar a matéria-prima, os prazos de entrega, os serviços de produção, a mão de obra, o controle de qualidade, a logística, a equipe de vendas e de publicidade. A lista de tarefas permite coordenar sua execução a tempo para que se cumpram os objetivos.

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Para que serve o planejamento?

O planejamento é fundamental para o sucesso, tanto de uma equipe de trabalho como de uma organização, porque permite coordenar múltiplos processos e tarefas de forma ordenada para alcançar os objetivos no tempo estipulado.

Passos para realizar um planejamento

O planejamento pode ser realizado através de diferentes ferramentas e técnicas que permitem listar os recursos e as estratégias de maneira cronológica.

Por exemplo: Com um esquema e anotações manuscritas ou através de dispositivos com softwares, é possível administrar informação de forma precisa, gerenciar projetos, coordenar os grupos de trabalho, entre muitas outras funções.

Os passos sugeridos para elaborar um planejamento, além da ferramenta utilizada, são:

1. Analisar a situação. Consiste em compreender a situação atual, as necessidades e identificar os eventuais problemas. Uma má interpretação do projeto pode se transformar em um problema durante o desenvolvimento do planejamento.
2. Definir objetivos. Consiste no motivo ou razão do projeto para o qual vamos realizar o planejamento. Para além da importância da análise da situação, é necessário rever o objetivo e compreendê-lo de forma clara.
3. Desenvolver o plano de ação. Consiste em realizar as ações concretas que são necessárias para atingir o objetivo e que devem ser delegadas a cada responsável ou equipe, conforme corresponda.
4. Especificar os recursos necessários. Consiste em enumerar todos os recursos (materiais e humanos) que serão necessários para desenvolver o plano de ação. Pode ser acompanhado de uma estimativa de gastos com base no orçamento disponível, para calcular e decidir com que recursos e insumos conta o projeto e quais deverá adquirir.
5. Executar o plano. Consiste no trabalho propriamente dito, do empregado, dos fornecedores e dos responsáveis envolvidos aos quais foram atribuídas as tarefas do plano de ação.
6. Controlar e avaliar. Consiste em controlar e analisar se o plano está avançando conforme estipulado. Caso surjam problemas ou atrasos no desenvolvimento do plano, é importante reunir-se com as equipes envolvidas para definir uma solução.

Tipos de planejamento

Os principais tipos de planejamento são:

• Planejamento estratégico. Consiste em um plano integral de negócio que permite o funcionamento de uma organização. Sua execução depende da tomada de decisões da gerência e contempla os aspectos financeiros, a missão e visão, os objetivos a longo prazo e a estrutura da empresa.
  Por exemplo: Uma empresa que vende café tem como missão gerar experiências para os clientes que consomem em suas lojas, não só satisfazer a vontade de tomar uma infusão. Através de diversos estímulos, como a ambientação, a música, os aromas e os alimentos que oferece, a empresa oferece uma vantagem diferencial que é alheia ao produto que oferece.
• Planejamento tático. Consiste em rever as metas gerais para definir objetivos específicos. A sua execução depende de cada responsável ou área correspondente de uma organização que deve cumprir as suas respectivas tarefas e funções.
  Por exemplo: Uma empresa tem como meta a médio prazo aumentar as vendas em 10% nos próximos três meses. O planejamento tático da área de marketing será realizar uma campanha de difusão, o da equipe de vendas será a organização de um encontro de demonstração para testar os produtos e o da equipe de imprensa será a de planejar uma campanha de divulgação com profissionais e personalidades influentes. Cada área fará seu próprio planejamento tático para cumprir um objetivo específico que está alinhado com o objetivo geral da organização.
• Planejamento operacional. Consiste numa série de ações básicas ou fundamentais para garantir o desempenho de uma organização ou de um projeto em curto ou médio prazo. Centra-se nos recursos disponíveis, no modo como os recursos serão utilizados e nas tarefas necessárias para atingir os objetivos. Depende dos diretores ou responsáveis de área, que contribuem para implementar e controlar um plano operacional.
  Por exemplo: Os empregados de uma fábrica dividem-se em três turnos de oito horas cada um para trabalhar, porque as máquinas se mantêm em funcionamento 24 horas por dia. Cada operador deve respeitar o plano operacional estipulado para cada turno, de modo que possam otimizar o tempo e os recursos disponíveis. No turno da noite há menor número de empregados trabalhando em comparação aos turnos da manhã e da tarde, por isso é que os protocolos de segurança e de resolução de conflitos são diferentes.
• Planejamento normativo. Consiste em uma série de regras e normas que a gerência de uma organização estabelece durante um período determinado para alcançar seus objetivos.
  Por exemplo: Durante um período de fortes epidemias a empresa pode tomar medidas de prevenção e precaução que condicionam o desenvolvimento normal de trabalho, com acesso restrito a certas áreas, com o uso de roupa de proteção, insumos médicos descartáveis e com a qualificação do teletrabalho para os seus empregados.

Importância do planejamento

O planejamento permite manter o equilíbrio entre as tarefas que a empresa pode coordenar e os imprevistos ou problemas que saem de seu controle, mas que se deve enfrentar porque interferem em sua atividade.

Tanto a análise da situação atual de uma organização para ter bem claro os pontos fortes e os aspectos a melhorar, como a revisão dos objetivos e as estratégias para alcançá-los, são instâncias do processo de planejamento que permitem melhorar a gestão da empresa, mesmo quando algo não funciona como esperado. O planejamento é importante porque contribui para a eficácia da tomada de decisões.

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Referências

• Flores, M. C., & Gómez, D. O. (2008). Algunos modelos de planeación. Revista Ciencia Administrativa, 34m de UV.
• Bigelow, S. & Pratt, M. (2022). Strategic planning, de TechTarget.
• Eye on tech (2022). 5 steps of strategic planning (video), de YouTube.
• Kadhem, F. (2020). Types of planning: strategic, tactical, operational and normative, de Linkedin.